Глоссарий

Определения в Глоссарии приводятся в соответствии с Законом Республики Беларусь "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" от 25 ноября 2011 г. № 323-3; Правилами работы государственных архивов Республики Беларусь (Минск 2006); Cтандартом Республики Беларусь «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, СТБ 2059-2013 (Минск 2013); белорусской версией международного стандарта архивного описания ISAD(G) (Минск 2006).

А

Аннотация документов фонда. Краткое обобщённое описание состава документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя)

Архив. Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, учет, хранение и использование архивных документов

Архивный документ. Документ с зафиксированной на нем информацией независимо от вида ее носителя, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства

Архивный фонд. Совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой

Архивный фонд личного происхождения (личный фонд). Вид архивного фонда, состоящий из документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода

Архивный фонд организации. Вид архивного фонда, состоящий из архивных документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица

Архивная коллекция. Совокупность отдельных архивных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

Архивный шифр. Буквенно-цифровое обозначение, необходимое для идентификации фонда, включающее в себя код страны, код архива и номер фонда

В

Вид фонда. Классификационная единица. Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения (см.), архивный фонд личного происхождения (личный фонд) (см.), объединенный архивный фонд (ОАФ) (см.), архивная коллекция (см.)

Г

Государственный фондовый каталог (ГФК). Банк обобщающей информации о составе, содержании и местонахождении документов государственной части Национального архивного фонда, хранящийся в государственных архивах, музеях, библиотеках

Д

Дата (даты). Крайние даты документов фонда

Даты документов. Крайние даты документов, содержащихся в фонде (они необязательно совпадают с датами существования учреждения или организации: самые ранние документы могут не сохраниться, самые поздние – появиться уже после ликвидации учреждения)

Е

Единица хранения архивных документов. Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ  или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

К

Карточка архивного фонда. Учетный документ, содержащий сведения об архивном фонде, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов

Крайние даты названия фонда. Хронологические границы каждого наименования фонда: для фонда организации - официальные даты создания и ликвидации; для фонда личного происхождения - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи, рода; для ОАФ, созданного по признаку однородного целевого назначения организаций, - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации; по признаку подчиненности организаций - даты деятельности вышестоящей организации; по признаку преемственности функций организации - даты деятельности каждой организации; личного происхождения - даты жизни каждого физического лица; для архивной коллекции, сформированной архивом, - год создания коллекции; для архивной коллекции, сформированной физическим лицом (лицами), - даты жизни коллекционера(ов)

Н

Название фонда. Официальное название фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества, псевдонима, титула, рода деятельности, служебного положения, звания фондообразователя. Название ОАФ, созданного:
из документов однородных по целевому назначению организаций, представляет собой обобщенное наименование организаций;
из документов руководящего органа и подчиненных ему организаций, состоит из наименования руководящего органа и обобщенного наименования подчиненных ему организаций;
из документов, последовательно сменявших друг друга организаций, функции которых существенно не изменились, состоит из перечисления всех наименований организаций в хронологической последовательности;
из документов личного происхождения, включает в себя фамилию, имя, отчество, псевдоним, степень родства (для родственников), титул, род деятельности, служебное положение каждого из фондообразователей

Названия фонда. В хронологической последовательности перечисляются все наименования организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Для ОАФ перечисляются наименования всех организаций-фондообразователей, из документов которых создан ОАФ

О

Объединенный архивный фонд (ОАФ). Вид архивного фонда, сформированный из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи
Объем фонда. Информация о количественных характеристиках фонда. Приведена в единицах хранения (ед.хр.)

Ф

Фондообразователь. Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд